אודות השירות: אישורי הגעה
avatar-1.png
איזי
פיית האירועים שלכם
היכרות

היי. אני איזי. ואני פה כדי לעזור לכם להכיר את השירות של אישורי הגעה מבית Easy2Give

נקודות עיקריות

תזכורת קצרה לגבי הנקודות העיקריות הקשורות בשירות:

  • התחילו בהורדת האפליקציה של אישורי ההגעה
  • עדכנו את הפרופיל בצורה מלאה
  • הוסיפו רשימת אורחים
  • בדקו את תזמון ההודעות והשיחות (בהתאם לחבילה שרכשתם)
  • בדקו את הנוסחים
  • עכשיו תוכלו לראות אונליין איך התהליך מתקדם ואתם מקבלים תמונה ברורה של מצב ההגעה לאירוע שלכם
  • בסיום התהליך תוכלו לייצא מהאתר את הרשימה הסופית בפורמט שכולל את כל הרשימה או בפורמט להושבה בלבד
תכולת החבילה

תוודאו שהחבילה שרכשתם מתאימה לצרכים שלכם.

התהליך שלכם יכול לכלול (בהתאם לחבילה):

  1. הודעה של הזמנה דיגיטלית או Save The Date.
  2. סבבי הודעות של אישורי הגעה.
  3. סבבי שיחות לאישורי הגעה.
  4. הודעת תזכורת שתכלול גם את הלינק להענקת מתנה באשראי.
  5. הודעת הושבה דיגיטלית עם מספר השולחן בו האורח יושב באירוע שלכם.
  6. הודעת תודה לאחר האירוע.
האפליקציה והאתר

ניתן לנהל את האירוע שלכם מתוך האפליקציה והאתר.

איך מתחילים?

להורדת אפליקצית אישורי ההגעה לנייד:

ניתן לקבל גישה לאתר ממוחשב ע"י כניסה לעמוד אישורי הגעה באתר EASY2GIVE ולחיצה על כניסה לאתר האירוע שלכם.

שימו לב, אם זו הפעם הראשונה שהנכם מנסים להתחבר לאתר, עליכם ללחוץ על הרשמה לאתר.

רישום

התחילו על ידי הקמת הפרופיל שלכם.

שימו לב למלא את פרטיכם בצורה מלאה.

באירוע "חתונה" או "חינה", הקפידו למלא גם את פרטי ההורים. ככה, אם אורח לא יזהה את השמות שלכם בשיחות אישורי ההגעה, הצוות של הטלפנים והטלפניות שלנו יוכלו לענות לאורחים אודות פרטי האירוע, שמות ההורים (אם הם מוזמנים של ההורים למשל) וכן הלאה.

את שמות ההורים ניתן להוסיף באפליקציה בעמוד "עריכת הפרופיל שלנו".

כמובן, ככל שיהיו יותר פרטים - התהליך יהיה מהיר ויעיל יותר.

המטרה של כולנו היא להגיע למקסימום אחוזי מענה, כדי שתדעו בדיוק מי צפוי להגיע לאירוע :)

רשימת האורחים

עכשיו אפשר להתחיל להוסיף פנימה את האורחים.

אפשר להוסיף מוזמנים בכמה דרכים.

דרך אחת: לייבא את רשימת האורחים מתוך אנשי הקשר בטלפון שלכם באפליקציה.

בנוסף, באפשרותכם להוריד דרך האתר את קובץ האקסל, למלא את הפרטים ולהעלות מחדש לאתר.

כדי שלא תצטרכו לחפש, הוספתי לכם את הלינק הישיר לקובץ גם כאן: פורמט אקסל להורדה.

ולבסוף, אתם תמיד יכולים להוסיף ידנית אורחים לרשימה.

תשימו לב, ששם האורח מופיע בלינק של אישורי ההגעה שנשלח אליו בהודעות... אז איך שתרשמו את השם שלו - ככה הוא יופיע.

תזמון הודעות

הדבר האחרון שנותר, זה לוודא שהתזמון מתאים לאירוע והנוסחים מדוייקים.

בהתאם לחבילה שרכשתם, תוכלו לתזמן הודעות, שיחות ולוודא שהכל יהיה מוכן בזמן לתהליך ההושבה של האירוע שלכם.

הודעת Save The Date או הזמנה דיגיטלית:

  • שילחו אלינו לשירות הלקוחות את ההזמנה שתרצו, וציינו בפנינו למי תרצו שנשלח
  • ברירת המחדל תהיה לשלוח לכל הרשומות שהעליתם לאישורי ההגעה כמובן :)
  • רישמו לנו גם מתי תרצו שההודעה תצא
  • מפה, אנחנו נדאג לשאר :)

תזמון הודעות אישורי הגעה:

  • אנו ממליצים לתזמן את הגל הראשון של הסמסים 14 ימים לפני האירוע, את הגל השני 12 ימים לפני האירוע ואת הגל השלישי 10 ימים לפני האירוע
  • הגל הראשון של הסמסים נשלח לכל האורחים, הגל השני והשלישי נשלחים לאורחים אשר לא הגיבו ולאלה שבסטטוס של "אולי מגיע/ה"
  • אם אתם רוצים לשנות את התזמון ההודעות: פשוט היכנסו ל"תזמון אישורי ההגעה" באפליקציה, ותקבעו תאריך ושעה חדשים

תזמון שיחות אישורי הגעה:

  • אנו ממליצים לתזמן את השיחות 9 ימים לפני האירוע
  • השיחות כוללות כמות סבבים בהתאם לחבילה אותה רכשתם. הצוות שלנו מבצע את השיחות על פני מספר ימים (לא בשבתות וחגים) ובשעות משתנות, לאורחים אשר לא הגיבו בשלב ההודעות
  • תזמון תחילת השיחות גם הוא קורה באפליקציה שלנו... היכנסו ל"תזמון אישורי ההגעה" באפליקציה ועדכנו שם תאריך חדש לתחילת שיחות
  • ניתן לתזמן תחילת שיחות רק לימים א'-ה', לא כולל ערבי חג וחג. אבל... אם אתם רוצים שיתחילו את השיחות בשישי - פשוט תיצרו קשר עם שירות הלקוחות שלנו ותבקשו מהם לעזור, כמובן בהתאם לזמינות הטלפנים שלנו

הודעת התזכורת:

  • הודעת התזכורת נשלחת ביום האירוע
  • באירוע בימי חול, התזכורת תצא ביום האירוע, ביון השעות 12:00-14:00, בימי שישי בשעות 10:00-12:00
  • שימו לב, שעליכם לוודא שמסומנים הקבוצות של האנשים אליהם תרצו שההודעה תשילח, לפי סטאטוס ההגעה שלהם ("מגיע", "לא מגיע", "אולי", "טרם ענה")
  • אם אתם רוצים לשנות את התזמון ההודעה: פשוט היכנסו ל"תזמון אישורי ההגעה" באפליקציה, ותקבעו מועד חדש, ואם זה אינו מאופשר אליכם אז תפנו אלינו עם מספר הטלפון שלכם (לצורך זיהוי) ומה השינוי שתרצו ואנו נחזור אליכם

הודעת התודה:

  • הודעת התזכורת נשלחת יום לאחר האירוע (באירוע שישי ההודעה נשלחת ביום ראשון)
  • הודעת התודה תצא יום למחרת האירוע בין השעות 11:30-13:00, באירוע שישי ההודעה תצא ביום ראשון באותן השעות
  • שימו לב, שעליכם לוודא שמסומנים הקבוצות של האנשים אליהם תרצו שההודעה תשילח, לפי סטאטוס ההגעה שלהם ("מגיע", "לא מגיע", "אולי", "טרם ענה")
  • אם אתם רוצים לשנות את התזמון ההודעה: פשוט היכנסו ל"תזמון אישורי ההגעה" באפליקציה, ותקבעו מועד חדש, ואם זה אינו מאופשר אליכם אז תפנו אלינו עם מספר הטלפון שלכם (לצורך זיהוי) ומה השינוי שתרצו ואנו נחזור אליכם

שינוי נוסחים:

אנו מאפשרים לבצע שינויי נוסח מסויימים בהודעות השונות.

על מנת לשנות נוסח, צרו קשר עם מחלקת השירות שלנו ורשמו בצורה ברורה:

  1. את מספר הטלפון שלכם לזיהוי
  2. מה הנוסח שתרצו לשנות
  3. באלו מההודעות תרצו את השינויים

ברגע שנקבל את ההודעה, הצוות שלנו יבצע את השינוי או יחזור אליכם להבהרות אם צריך.

בסיום השינוי תקבלו הודעה כי השינוי בוצע, ותוכלו לראות את התוצאות באפליקציה שלכם.

לנוחיותכם, כמה נוסחים קבועים במערכת לדוגמא.

הנוסחים הקבועים במערכת - הודעה תזכורת לפני האירוע :

אורחים יקרים, היום תערך {סוג האירוע} של {שמות בעלי האירוע} באולם האירועים {מיקום האירוע}

לנוחיותכם באירוע זה ניתן להעניק מתנה גם בכרטיס אשראי באתר http://www.easy2gift.co.il.

להנחיות הגעה לחצו כאן - {WAZE}.
נשמח לראותכם :)

הנוסחים הקבועים במערכת - הודעה תודה לאחר האירוע :

משפחה וחברים יקרים,

תודה רבה שלקחתם חלק ביום המאושר שלנו.

התרגשנו ושמחנו לראותכם.

{בעלי האירוע}

סיכום

מקווה שהמידע עזר. כמובן שאפשר לפנות אלינו לכל שאלה נוספת במוקד השירות שלנו במייל או בוואטסאפ...או להסתכל במדריכי השימוש של המערכות השונות לשאלות טכניות נוספות.

אז נתראה בשמחות,

ושיהיה במזל טוב :)