איך מתכננים אירוע מושלם מקצה לקצה?
avatar-1.png
Easy2Give
מאמר מערכת
איך מתכננים אירוע מושלם מקצה לקצה

האירועים המשמחים בחיינו ללא ספק נחקקים לנו בלב ובזכרון, וגם אם שכחנו משהו מאירוע מסוים, מבט אחד אל המגנטים שעל המקרר ישלים לנו את התמונה.

אז בשעה טובה הגיע תורכם להיות בעלי האירוע וההתרגשות בשיאה. כדאי שתדעו שלא משנה מה סוג האירוע - חתונה, ברית/ה, בר/ת מצווה, או כל אירוע אחר, ההצלחה טמונה בתכנון נכון.

מה זה בכלל לתכנן אירוע, ואיך עושים את זה כמו שצריך?

כולנו רוצים שהאירוע שלנו יהיה מושלם, שהעיצוב יהיה מרשים, שהאוכל יהיה מעולה, ושהאורחים יהנו וישארו עם זיכרון מתוק. ברגע שאנחנו מתכננים מראש ויוצרים תכנית מגובשת לאירוע, הדרך להצלחה סלולה, והיא תביא לכך שהכל יתנהל בצורה חלקה. כשהכל סגור מראש אתם תוכלו להיות לגמרי באירוע, לפזז ברחבת הריקודים, לבלות עם האורחים ונטו ליהנות. מה חשוב לדעת?

תקציב (כולל ההפתעות שבדרך)

הדבר החשוב ביותר הוא התקציב, ולכן לפני הכל בדקו מה הסכום העומד לרשותכם לטובת האירוע. שימו לב שלפעמים ישנן הוצאות לא צפויות וכדאי לקחת את זה בחשבון. עשו רשימה עם כל המרכיבים הגדולים והקטנים, כדי שלא תפספסו שום דבר, וכמובן דאגו לבקש מהספקים מחירים הכוללים מע"מ.

בחירת מועד לאירוע

בכל הקשור לאירועים, לכל עונה יש את הקסם שלה, אבל גם את האתגרים שהיא מביאה איתה, (ממעופפים בלתי רצויים בקיץ, ועד למבול בחורף). אין נכון או לא נכון, וזו לגמרי החלטה שלכם. חישבו היטב מתי הכי מתאים לכם לקיים את האירוע, בין אם זה תאריך ספציפי שחשוב לכם לציין, ובין אם זה תלוי באילוצים אחרים (כספיים, אישיים או משפחתיים). עשו את כל השיקולים ושימו לב שזה מסתדר מכל הבחינות.

מספר מוזמנים

זה הזמן לפתוח טבלת אקסל ולהתחיל להזין את שמות כל המוזמנים שעולים לכם לראש. חישבו על כל המעגלים הרלוונטיים, ממשפחה, דרך חברים, מכרים מהעבודה, ועד לחברים של הילדים. חיזרו לטבלה כמה פעמים, כדי שלא תשכחו אף דודה רחוקה (היא לא תסלח לכם על זה). ברגע שסגרתם את רשימת המוזמנים, תוכלו להתקדם לשלב הבא בחיפוש מקום לאירוע.

המלצות מבעלי ניסיון

"אין חכם כבעל ניסיון", ואין מנוסה ממי שזה עתה הפיק אירוע. זה בדיוק הזמן להרים טלפון לבני משפחה או חברים שערכו אירוע דומה לאחרונה, ולהתייעץ עימם. טיפ טוב יכול לחסוך לכם עוגמת נפש מיותרת ולצמצם לכם את זמן התכנון בצורה משמעותית. בקשו טיפים בכל נושא אפשרי - תקציב, לוקיישן, ספקים, או המלצה חמה על איזו דודה לא לשכוח (היא באמת לא תסלח לכם על זה).

מציאת המקום המושלם עבורכם

חשוב שתהיה התאמה בין מקום האירוע לבין הצרכים המדויקים לכם. לא תמיד הבחירה הראשונה שעולה לנו, היא הנכונה לאירוע. התחשבות בתנאי מזג האוויר, נגישות, מיקום גיאוגרפי ואווירה כללית – הם רק חלק מהנקודות שלא כדאי לפספס. המלצה שלנו - אל תמהרו לסגור. לכו להתרשם מכמה מקומות, בסגנונות שונים ובמיקומים שונים. חשוב שתרגישו את האנרגיות במקום, את הכימיה עם הצוות, את העיצוב הכללי, התאורה, הסאונד ואת כל שאר הפרטים שעושים את המקום לכזה שירגיש לכם מושלם. לפני שתקבלו החלטה תאמו ציפיות עם בעלי המקום. זה הזמן לעדכן בכל מה שחשוב לכם, ולבקש בקשות ספציפיות.

לשמור על ראש פתוח

תכנון האירוע הוא תהליך משמח אך מורכב, וחשוב ביותר שתשמרו מקום לגמישות. אולי הצלם שתמיד רציתם לא פנוי, או שהמקום עליו חלמתם חורג מהתקציב – אך ברגע שאתם מתכננים נכון ומראש, יש לכם זמן להתמודד עם כל האתגרים שעלולים להפתיע. החדשות הטובות הן שיש שפע של ספקים מוכשרים בכל תחום אפשרי, והם ישמחו לקחת חלק באירוע שלכם ולהפוך אותו לבלתי נשכח. בסופו של יום, הצלחת האירוע תלויה בהרבה גורמים, וביכולת לשלב כל אחד מהם לתוך כמה שעות של שמחה גדולה. זיכרו שתכנון מפורט, רגוע ומותאם, יתן לכם שקט נפשי, ויפנה אתכם להתרכז במה שחשוב באמת – ההתרגשות שלפני!

ושיהיה רק בשמחות.