איך בוחרים את הספקים שיעשו לכם את האירוע?
avatar-1.png
Easy2Give
מאמר מערכת
איך בוחרים את הספקים שיעשו לכם את האירוע

להיות בעל אירוע זה להיות סוג של מנצח בתזמורת - לדאוג שכל ספק יודע את תפקידו, שכולם נרתמים להצלחת האירוע, ובעיקר שהכל יזרום בהרמוניה.

הפקת אירוע מאתגרת מהרבה סיבות – יש הרבה התעסקויות ומטלות, והחשובה ביותר היא מציאת ספקים מעולים לאירוע.

הספקים השונים (צלם, מעצבת, שירותי קייטרינג, די ג'יי וכו') לגמרי שותפים לדרך ולחוויה, ויש להם השפעה רבה.

אם הצלם יאחר לצילומים או שהשף יתעכב בהוצאת המנות, הלחץ והבלאגן יחגגו.

אז איך בוחרים ספקים מעולים לאירוע?

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לבחור נכון:

הקשיבו לבעלי ניסיון

כמו בכל תחום, בעלי ניסיון יכולים להציל אתכם מטעויות חמורות. בין אם זה בבחירת מעצבת שמלות לא מקצועית ובין אם השכרת שירותי קייטרינג לא איכותיים. זה בדיוק המקום שלכם להתייעץ עם חברים וקרובי משפחה שערכו אירוע או שניים, בטוח יש להם ספקים מומלצים שמלווים אותם, וגם כמה תובנות לחלוק איתכם בנושא. המלצה טובה ואמינה תחסוך לכם הרבה התרוצצויות מיותרות והתלבטויות, אבל בכל מקרה כדאי שגם תסמכו על תחושת הבטן שלכם (במיוחד כשמדובר בקייטרינג). יכול מאד להיות שתקבלו המלצה חמה על ספק כלשהו, אבל כשתפגשו או תדברו איתו לא תהיה כימיה ביניכם ומשהו שם לא ירגיש נכון. במידה וזה קורה, לא נורא, פשוט דלגו להמלצה על הספק הבא.

זו לא הכמות זו האיכות

כל מי שמתכנן אירוע רוצה ששלו יהיה הכי ייחודי, הכי איכותי, וכמובן כזה שיזכרו. לעיתים הרצון הגדול גורם להצפה של אטרקציות, מעמדה של מזרקת שוקולד לבן, דרך שזירת פרחים, רובוטים שרוקדים, ועד מכונת בועות סבון ברחבה. עצה מאיתנו – אין צורך להגזים, זו באמת לא הכמות, זו האיכות. אין צורך להציף את האירוע באטרקציות, בסך הכל מדובר בכמה שעות בודדות. תנו לאנשים ליהנות מהאירוע ולזרום בו מבלי שיונת חופש תתעופף לעברם בכניסה, ואחרי כמה דקות קונפטי יפתיע אותם ברחבה. בחרו שתיים או שלוש אטרקציות ייחודיות, ודאגו לוודא שהספק אמין ואיכותי.

ניסיון בתחום

אחד הפרמטרים החשובים בבחירת ספק הוא הניסיון שלו (במיוחד בתחום האירועים), לכן חשוב מאד שתבררו מול אותו הספק כמה שנים הוא עוסק בתחום, והאם הוא מנוסה באירועים מהסוג שלכם. גם אם המחיר שהוא ידרוש מעט גבוה יותר, זה לגמרי שווה את השקט שלכם. ככה תדעו שאתם בידיים טובות של מישהו מנוסה, שמבין את התחום ויודע להתנהל גם במצבים לא צפויים שיכולים לקרות באירוע.

לכתוב הכל בהסכם

גם אם הדי ג'יי שבחרתם הוא חבר של חבר, ומעצבת השמלה היא בת הדודה של בעלך, כשאתם שוכרים שירותים של ספק, דאגו לתאם איתו ציפיות. הבהירו בדיוק מהם הצרכים והרצונות שלכם, ודאגו שהכל יהיה מעוגן בהסכם מתן שירותים. הקפידו שיהיה ברור וחד משמעי מה השירותים הניתנים לכם (עם כל הפרטים הקטנים), מהי עלות המקדמה, מועד ותנאי התשלום, זמן האספקה, ומה נכלל בהסכם. האמינו לנו, כשהכל כתוב וחתום, והדברים ברורים לשני הצדדים, זה מונע בעיות מיותרות בהמשך.

בסופו של דבר, הספקים שלכם רוצים בטובתכם ושביעות הרצון שלכם חשובה להם לא פחות. זה המקום שלהם לדגמן מקצועיות, לשמח אנשים וכמובן גם להתפרנס.

טיפ קטן נוסף – במידה והייתם מרוצים, מצאו זמן לפרגן להם מכל הלב ולהעריך את עבודתם. אין כמו ביקורת טובה באתר או בעמוד העסקי, כדי לשמח ולהרים להם את האנרגיות.