להיות בעל אירוע זה להיות סוג של מנצח בתזמורת - לדאוג שכל ספק יודע את התפקיד, שכולם נרתמים להצלחת העסקה, ובעיקר שהכל יזרום בהרמוניה.
הפקת אירוע מאתגרת מהרבה סיבות – יש הרבה התעסקויות ומטלות, והחשובה ביותר היא מציאת ספקים מעולים לאירוע.
הספקים (צלם, מעצבת, שירותי קייטרינג, די ג'יי וכו') לגמרי שותפים לדרך ולחוויה, ויש להם השפעה רבה.
אם הצלם יאחר לצילומים או שהשף יטעכב בהוצאת המנות, הלחץ והבלגן יחגגו.
אז איך ספקים מעולים לאירוע?
הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לבחור נכון:
כמו בכל תחום, בעלי ניסיון יכולים להציל אתכם מטעויות חמורות. בין אם זה בבחירת מעצבת שמלות לא מקצועית ובין אם השכרת שירותי קייטרינג לא איכותיים. זה בדיוק המקום שלכם להתייעץ עם חברים וקרובי משפחה שערכו אירוע או שניים, בטוח יש להם ספקים מומלצים שמלווים אותם, וגם כמה תובנות לחלוק איתכם בנושא. המלצה טובה ואמינה תחסוך לכם הרבה התרוצצויות מיותרות והתלבטויות, אבל בכל מקרה כדאי גם תסמכו על תחושת הבטן שלכם (במיוחד כשמדובר בקייטרינג). יכול מאד להיות שתקבלו המלצה חמה על ספק, אבל כשתפגשו או תדברו איתו לא תהיה כימיה ביניכם ומשהו שם לא ירגיש נכון. זה קורה, לא נורא, פשוט דלגו להמלצה על הספק הבא.
כל מי שמתכנן אירוע רוצה ששלו יהיה הכי מיוחד, הכי איכותי, כזה שיזכרו. צריך הרצון הגדול גורם להראות את האטרקציות, מעמדה של מזרקת שוקולד לבן, דרך שזירת פרחים, רובוטים שרוקדים, ועד מכונת בועות סבון ברחבה. עצה שלנו – אין צורך להגזים, זו באמת לא הכמות, זו האיכות. אין צורך להציף את האטרקציות באטרקציות, הכל מדובר בשעה בודדת. תנו לנו להנות מהאירוע ולזרום בו שיונת חופש תתעופף לעברם בכניסה, ואחרי כמה דקות קונפטי יפתיע אותם ברחבה. בחרו שתיים או שלוש אטרקציות ייחודיות, ודאגו לוודא שהספק אמין ואיכותי.
אחד הפרמטרים החשובים בבחירת ספק הוא מקצועי שלו (במיוחד בתחום העיסוק באירועים), זה חשוב מאוד שעובד מול הספק כמה הוא עוסק בתחום, והאם הוא מנוסה בתחומים מהסוג שלכם. גם אם המחיר שהוא ידרוש מעט יותר, זה שווה את השקט שלכם. כך תדעו אתם בידיים טובות של מישהו מנוסה, שמבין את התחום ויודע להתנהל גם במצבים לא צפויים לקרות באירוע.
גם אם הדי ג'יי שבחרתם הוא חבר של חבר, ומעצבת השמלה היא בת הדודה של בעלך, כאשר הם שוכרים שירותים של ספק, דאגו לתאם איתו ציפיות. הבהירו בדיוק מהם הצרכים והרצונות שלכם, ודאגו שהכל יהיה מעוגן בהסכם מתן שירותים. הקפידו שיהיה ברור וחד משמע מה שירותים הניתנים לכם (עם כל הפרטים הקטנים), מהי עלות המקדמה, מועד ותנאי התשלום, זמן האספקה, ומה נכלל בהסכם. האמינו לנו, כשהכל כתוב ותום, והדברים ברורים לשני הצדדים, זה מונע בעיות מיותרות בהמשך.
בסוף דבר, הספקים שלכם רוצים בטובתכם ושביעות הרצון שלכם חשוב להם לא פחות. זה המקום שלהם לדגמן מקצועיות, לשמח אנשים גם להתפרנס.
טיפ קטן נוסף – למצוא מידע והייתם מרוצים, זמן לפרגן להם מכל הלב ולהעריך את עבודתם. אין כמו ביקורת טובה באתר או בעמוד העסקי, כדי לשמח ולהרים את האנרגיות.
