אחד הדברים הכי מלהיבים בתכנון אירוע הוא בחירת המקום לערוך אותו. יש שפע של אפשרויות מגניבות, מיוחדות ומרהיבות, ממסעדת שף קסומה בסמטאות יפו ועד גן אירועים פסטורלי בקיבוץ. רגע לפני שאתם מתחילים בחיפוש אחר לוקיישן מהאגדות, עיצמו רגע את העיניים, נשמו עמוק ודמיינו היכן אתם רואים את עצמכם חוגגים את האירוע.
אחרי שהבנתם מה החלום שלכם, בואו נראה מה צריך לקחת בחשבון לפני שסוגרים מקום לאירוע.
אחת ההחלטות הראשונות שחייבים לקבל היא לגבי כמות המוזמנים. האם זה יהיה אירוע גדול, או אירוע אינטימי? אין טעם להתחיל להתרשם ממקומות שונים לפני שאתם יודעים את סדר הגודל של המוזמנים. זו גם אחת השאלות הראשונות שתישאלו על ידי בעלי האולם כדי להתקדם. עשו רשימת מוזמנים מסודרת (אל תשכחו לשאול את ההורים והאחים), קבלו תמונת מצב ברורה לגבי גודל האירוע, ובואו נמשיך הלאה.
כעת כשאנחנו יודעים כמה אנשים מוזמנים לחגיגה, בואו נתמקד בתקציב. חישבו יחד כמה כסף אתם יכולים ורוצים להשקיע באירוע. הבנה של גודל התקציב תעזור לכם להתמקד רק בלוקיישנים מתאימים. ככה לא תמצאו את עצמכם מתאהבים באיזו אחוזה קסומה, ותתעצבו לגלות שהיא לא בתקציב.
אנחנו מניחים שכבר יש לכם כמה לוקיישנים מיוחדים שחשבתם עליהם, בין אם כאלו שהתרשמתם מהם כמוזמנים, כאלו שקיבלתם עליהם המלצה חמה, או קראתם עליהם ברשת. בחרו לכם כמה מקומות אפשריים, וקבעו מועד לביקור בכל אחד מהם. אחד הדברים החשובים שכדאי לוודא על מנת לחסוך זמן, זה נושא הזמינות. בדקו אם התאריך שרציתם לחגוג בו את האירוע פנוי, ואם לא, בקשו אופציות חלופיות סביב אותו המועד.
אחד השיקולים החשובים במציאת מקום הוא דאגה לקהל שלנו, וזה מתחיל בנגישות. זיכרו שישנם גם אורחים מבוגרים שמתאמצים לבוא ולשמח אתכם, ועליכם לדאוג שיהיה להם נוח כל הדרך, החל מבחירת מקום שקל להגיע אליו, ועד להושבה בשולחן. אחרי שדאגנו לזה בואו נעבור לעניין הקונספט. שימו לב, אם בחרתם ללכת על קונספט מיוחד (בר מצווה "פורטנייט", חתונה בסגנון "הישרדות" וכו') כדאי שתחשבו טוב אם הוא אכן מתאים לקהל היעד. אם אחרי שעשיתם חושבים הבנתם שקצת הגזמתם, אין שום בעיה לשנות קונספט, כך שהקהל שלכם יתחבר ויהנה הרבה יותר.
לוקיישן מעולה נמדד בעיקר לפי הצוות שלו, איכות השירות, וכמובן איכות האוכל. לא מספיק להתרשם ממקום מרהיב ביופיו, צריך להכיר את הצוות שמאחורי הקלעים. החל מהשף במטבח, רב המלצרים (שתתנהלו מולו), התאורן, המעצב, האחראית על הבר, ומנהל האירוע שילווה אתכם ביום עצמו. המלצה שלנו, אל תפסחו על אף גורם בדרך, גם אם זה מצריך הגעה נוספת למקום. חשוב ביותר שתכירו את הפנים שמאחורי השירותים, יש לאנשים האלו השפעה אדירה על הצלחת האירוע שלכם. אז חייכו, שאלו את השאלות הנכונות, והתרשמו מהם.
אחרי שהתרשמתם (מקווים שלטובה) מהמקום ומכל השירותים שמסביב, שבו עם הספק ושתפו אותם בכל הציפיות שלכם לגבי התנהלות האירוע, החל משעת סגירת הבופה ועד מועד הסיום. הגיעו מוכנים עם רשימה מסודרת כדי שלא תשכחו שום פרט. זה הזמן שלכם לוודא שהצרכים והרצונות שלכם ברורים, ויש מי שמתחייב לדאוג לכך.
אהבתם מקום מסויים? התרשמתם מהצוות? אל תמהרו לסגור לפני שאתם עושים תחקירון ברשת. חפשו חוות דעת על המקום באתרים שונים, ואל תסתפקו בביקורת של "זה המקום המושלם לחתונה". רדו לרזולוציות נמוכות יותר וחפשו את הפרטים הקטנים שיכולים לתת לכם תמונה אמיתית לגבי ההתנהלות במקום. החל מהשירות בבר, דרך ניקיון השירותים, ועד אדיבות הצוות.
אחרי שבדקתם כמה לוקיישנים, והתרשמתם ממגוון של מקומות מהממים, ועשיתם V על כל הדברים החשובים, הגיע הזמן לבחור. אל תשכחו את הרשימה שערכתם בשלב תיאום הציפיות, וודאו שהכל נרשם.
לסיום אנחנו רק רוצים לספר לכם שבין אם תבחרו להתחתן ביער קסום, או לחגוג בת-מצווש באולם הכי נוצץ שיש, הדבר החשוב ביותר באירוע הוא השמחה והאנרגיות הטובות שלכם. השתדלו להגיע רגועים ופנויים לחגיגה, ותנו אמון בצוות שידע לנהל את הכל כמו שצריך. לכם רק נשאר לקרוע את הרחבה…
