שירות דיילי הושבה למעשה ניתן על ידי החברה או באמצעות חברות העובדות בשיתוף פעולה איתנו ומבוצע במערכת נפרדת מאישורי ההגעה.

• טרם האירוע שלכם: יצרו עימכם קשר מחברת ההושבה ויתנו לכם הדרכה על מערכת ההושבה
• בסיום תהליך אישורי ההגעה שלכם: מועברים רשימת האורחים להושבה (בסטאטוס "מגיע" בלבד) למערכת סידורי ההושבה
• ביום האירוע: צוות ההושבה יגיע לאולם כחצי שעה לפני קבלת הפנים, וידאג לקבל את האורחים ולתת לכל אורח את מספר השולחן שלו
• לאחר החופה: ייכנס הצוות אל תוך האולם, יוודא שכל האורחים מצאו את מקומם ושאין אורחים שפספסו את עמדת ההושבה בכניסה לאולם
• בתהליך ההושבה לאחר החופה: מנהל ההושבה יעבוד עם מנהל האולם ואיש הקשר שלכם במטרה לצמצם למינימום פתיחת שולחנות מיותרים באירוע
• בסיום הושבת האורחים: הצוות יפרד מכם לשלום בברכת מזל טוב
• למחרת האירוע: אתם יכולים לקבל דו"ח הושבה מסודר אליכם למייל או זמין במערכת :)

התהליך שלכם יכול לכלול (בהתאם לחבילה):

1. מערכת הושבה.
2. דיילי הושבה עם עמדה בקבלת הפנים.
3. מסכי מידע בעמדת ההושבה.
4. מנהל הושבה.

על מנת לתת את השירות בצורה הטובה ביותר יש להתאים את כמות אנשי הצוות לכמות הרשומות לאירוע:

עד 350 רשומות: נדרש 2 אנשי צוות (מנהל + דייל/ת)

עד 500 רשומות: נדרש 3 אנשי צוות (מנהל + 2 דיילים/ות)

עד 650 רשומות: נדרש 4 אנשי צוות (מנהל + 3 דיילים/ות)

עד 800 רשומות: נדרש 5 אנשי צוות (מנהל + 4 דיילים/ות)

מעל 801 רשומות: דברו איתנו ונתאים את החבילה המדוייקת לפי אופי האירוע שלכם.

במידה ולא יצרו עימכם קשר עד סיום אישורי ההגעה שלכם (יום אחרון לשיחות אישורי ההגעה), צרו עימנו קשר במייל או בוואטסאפ.

בסיום תהליך אישורי ההגעה שלכם: יש להעביר את רשימת האורחים להושבה (בסטאטוסים "מגיע") למערכת סידורי ההושבה.

התהליך הזה מתבצע ישירות בינינו לבין חברת ההושבה.

אם בסיום אישורי ההגעה לא ראיתם במערכת ההושבה את האורחים - אנא עדכנו אותנו או את מנהל ההושבה שלכם.

חשוב מאוד!

באחריותכם לפנות אל נציג ההושבה שדיבר איתכם לאחר סיום אישורי הגעה על מנת לקבל יעוץ והכוונה לגבי הסקיצה וההושבה באולם.

בשלב זה גם תקבלו הדרכה מקיפה על מערכת ההושבה.

שימו לב:

יש לסיים את כל ההושבה במערכת ההושבה שלנו לכל היותר 72 שעות טרם האירוע וכל האורחים שובצו בצורה מסודרת בהתאם להמלצות של מנהל ההושבה.

כמובן שניתן לעדכן ולעשות שינויים אחרונים עד יום האירוע אבל מדובר בעדכונים קטנים ולא לבצע שינויים גדולים בטווח הזמן הזה.

ודאו כי מסרתם למנהל ההושבה את פרטי איש הקשר מטעמכם שיהיה הנציג שלכם לכל הקשור לפתיחת שולחנות במהלך האירוע, את הסקיצה המעודכנת העבירו לנציג המשפחה מטעמכם ברגע שמסיימים הושבה.

לידיעכם: ניתן גם לייצא בעצמכם את הקובץ, דרך אתר אישורי ההגעה שלנו (פורמט להושבה) ולייבא את המידע למערכת ההושבה, מנהל ההושבה יכול לסייע לכם גם בזה.

הצוות יגיע כחצי שעה לפני קבלת הפנים.

אנו בשלב זה נוודא ונפגוש את נציג המשפחה: זהו איש הקשר שלנו ומולו אנו מתנהלים במהלך האירוע, מולו מתקבלות הנחיות בכל הקשור לפתיחת שולחנות רזרבה והתנהלות ביום האירוע.

דיילי ההושבה יעמדו בכניסה לאולם ויקבלו את האורחים, ישאלו לשמם ויתנו לכל אורח את מספר השולחן המיועד לו על פי סידורי ההושבה שלכם.

הצוות יישאר בקבלת הפנים עד החופה.

לאחר החופה, הצוות ייכנס לתוך האולם ויסייע לאורחים למצוא את השולחן שלהם.

הצוות גם יבדוק האם יש אורחים שנכנסו לאולם בלי לעבור בעמדת ההושבה, ויסייעו להם למצוא את השולחן המתאים להם על פי סידורי ההושבה.

במהלך תהליך ההושבה לאחר החופה, מנהל ההושבה עובד עם מנהל האולם ונמצא בקשר שוטף עם איש קשר מטעמכם במטרה לצמצם למינימום פתיחת שולחנות מיותרים באירוע.

בנוסף, מנהל ההושבה יחד עם נציג המשפחה דואגים לסגירת מקומות פנויים באולם בכדי שלא יפתח רזרבה (לדוגמא: כאשר מגיעים אורחים שלא אישרו הגעה או אמרו אולי הצוות ידאג להם למקומות בכסאות הפנויים באולם).

צוות ההושבה נשאר עד הגשת המנה הראשונה על מנת לתת מענה גם לאורחים שמאחרים (עד 3.5 שעות משעת קבלת הפנים).

בסיום הושבת האורחים, הצוות יפרד מכם לשלום בברכת מזל טוב.

• אנו כחברת הושבה, גורם מנהל, מנחה וממליץ, אולם זכות ההחלטה הסופית תמיד תהיה של בעלי האירוע (אתם) ושל נציגכם (נציג המשפחה) בזמן האירוע.
• צוות ההושבה אינו אחראי או חותם על רזרבות. רק מי שהגדרתם לאולם יכול לפתוח שולחנות רזרבה, ויש לוודא זאת מול האולם שלכם. אנו נעזור לכם לצמצם ובמידת האפשר למנוע פתיחת רזרבות, אולם ההחלטה הסופית היא שלכם ושל הנציג שלכם.
• נציג המשפחה מטעמכם משמש למעשה כנציגכם ביום האירוע, ואנו כגורם מקצועי יכולים להמליץ על התנהלות נכונה אולם ההחלטה הסופית נמצאת בידי נציגכם. תבחרו מישהו שאתם סומכים עליו שיקבל את ההחלטות הנכונות בשבילכם.

מה קורה אם אורחים מחליטים לשבת בשולחן אחר ממה שנאמר להם?

במידה ואורחים מתיישבים בשולחן שאינו שלהם, צוות ההושבה לא מתווכח איתם ובטח שלא מקים אותם, הם באו לשמוח בשמחתכם. אנו נשוחח איתם, ונסביר להם ואף נבקש מהם בנימוס לעבור למקום שלהם. במידה ולא יסכימו, נעדכן את נציג המשפחה בנושא ונעדכן את רשימות ההושבה בהתאם.

למה אצלכם אין פתקים?

קודם כל אנו רוצים לשמור על הסביבה, ומאמינים שזה מתחיל בצעדים קטנים – כמו פתקים שהולכים לאיבוד ונזרקים לפח 😊

צוות ההושבה עובד עם טאבלטים/מחשבים ובצורה ממוחשבת וחדשנית, וכל אורח שמגיע מזדהה עם מספר הטלפון (או אומר שם) ואנו נאמר לו בעל פה את מספר השולחן ובנוסף ניתן לשלוח לו הודעה כדי שיהיה לו רשום בטלפון (שתמיד נשאר ליד כל אחד).

ובכל זאת, לאורח שמתקשה עם הודעות, אנו גם ניתן פתק.

האם הרישום שלכם מלא ומדויק?

בהגעת הצוות מנהל הצוות עושה סיבוב באולם והקבלת הפנים ורושם את כל מי שכבר הגיע במערכת.

במקביל, דיילי ההושבה מתמקמים בכניסה לאולם עם שולחן הושבה כדי שכל אורח שמגיע יעבור דרך הצוות ויירשם.

עם זאת, תמיד יכולים להיות אורחים ללא סבלנות שפשוט יכנסו ויבחרו שלא להירשם.

רמת הדיוק הסבירה היא רישום של כ90% מהאורחים.

כמות האורחים שלי לא תואמת את כמות אנשי הצוות, ואני לא מעוניין להגדיל את הצוות (למרות שזה חלק מתנאי השירות והרכישה). מה עושים?

חשוב להבין שהסיבה להגדלת אנשי הצוות היא למענכם, על מנת שנוכל לתת לכם שירות מעולה ויהיה לכם אירוע מושלם.

חשובה לנו שהחוויה שלכם כבעלי האירוע, ושל האורחים שלכם בכניסה לאירוע ובמהלך ההושבה תהיה מושלמת.

במידה ויש כמות אורחים גדולה ואין מספיק אנשי צוות החוויה הזו תיפגע משמעותית, ועלולה לעלות לכם הרבה כסף בפתיחת שולחנות רזרבה ועוד:

• כאשר אורחים מגיעים, במידה ואין מספיק אנשי צוות – נוצר צוואר בקבוק בכניסה לאולם, מה שיוצר מצב לא נעים מול האורחים שנאלצים להמתין.
• במצב זה, סביר שחלק מהאורחים יחליטו "לוותר" על הרישום וייכנסו, בלי לקבל מספר שולחן, מה שאומר שיותר מאוחר הם יתיישבו לא לפי סדר ההושבה שתכננתם, במקום של מישהו אחר ויגרור שרשרת של "טעויות הושבה" שלא תכננתם ולא רציתם.
• לאחר החופה, בכניסה לאולם, אם אין מספיק אנשי צוות מאוד קשה לסייע לאורחים ולהכווין אותם.
• מאחר וחלק מהאורחים לא נרשמים, אין במערכת רישום של האורחים ולא ניתן לדעת האם יש שולחנות עם כסאות ריקים או לא, מה שאומר שסביר להניח ששולחנות רזרבה ייפתחו באירוע.

אירוע אשר לא יוסיף את כמות הדיילים הנדרשת לגודל האירוע שלו, לא נוכל לתת לו את השירות וניאלץ לבצע התאמה של השירות:

❖ במקום לבצע רישום בכניסה ומתן מספרי שולחן בעמדת ההושבה, אנו נשלח לכל האורחים הודעת סמס עם מספר השולחן כשעה וחצי לפני קבלת הפנים.

❖ בכניסה, הצוות ישאל כל אורח "האם קיבלתם מספר שולחן בהודעה?", במידה ולא – נעדכן אותו על מקום ישיבתו. אורח שיגיד שקיבל את המספר פשוט יכנס מבלי להירשם במערכת.

❖ לאחר החופה צוות הדיילים יכווין את האורחים לכיוון השולחנות באולם על פי שיבוץ הזוג והסקיצה, אך לא יוכלו לתת מענה לאנשים בתוך האולם.

❖ לא נוכל לנסות לצמצם שולחנות רזרבה מאחר ולא יהיה לנו רישום מדוייק של האורחים שהגיעו (או לא הגיעו) ולא נדע איפה יש כסאות פנויים לבצע שיבוץ של אורחים שמגיעים.

איך דואגים שלא ייפתחו לנו שולחנות רזרבה?

יש מספר סיבות לכך ששולחנות רזרבה יכולות להיפתח באולם:

• האולם עובד בשיטת "רזרבה בכסאות", ואז אין משמעות לשולחנות רזרבה שנפתחו, אלא רק לכמות הכסאות התפוסים.
• בתהליך ההושבה שיבצתם אורחים על שולחנות רזרבה, וזה מגדיל את הסבירות ששולחנות אלו ייפתחו. מומלץ לעקוב אחר ההנחיות של מנהל ההושבה טרם האירוע.
• אין מספיק אנשי צוות יחסית לכמות האורחים, ואז אין לנו בקרה על כניסת האורחים ולכן לא יכולים לסייע בצמצום כסאות באולם. חשוב לשמור על היחס של כמות דיילים:אורחים באירוע שלכם.
• נציג המשפחה מטעמכם ביקש מהאולם לפתוח שולחנות רזרבה ללא התייעצות עם צוות ההושבה במקום. כדאי להתייעץ עם מנהל הצוות טרם פתיחת רזרבה באולם.

מה קורה אם האירוע שלי מתעכב?

הצוות אמור להישאר באירוע למשך 3.5 שעות (אלא אם שוחרר על ידי נציג המשפחה לפני כן), כלומר עד להגשת המנה הראשונה.

במידה ויש עיכובים (למשל החופה התחילה מאוחר, מנה ראשונה שלא יצאה בזמן וכן הלאה) ונציג המשפחה ביקש מהצוות להישאר: אנו נחייב סך של 100 ₪ לכל איש צוות לכל שעה.

שימו לב, החיוב על שעות עגולות מתחילת השעה.

לדוגמא:

באירוע שלכם היו 3 אנשי צוות, שהגיעו בשעה 19:00, ושוחררו בשעה 23:10 על ידי נציג המשפחה. הזמן שהצוות היה באירוע 4:10 במקום 3.5 שעות, כלומר החיוב יהיה על: 100 ₪ * 3 אנשי צוות * 1 שעות = 300 ₪ (כולל מע"מ)

באירוע שלכם היו 2 אנשי צוות, שהגיעו בשעה 19:00, ושוחררו בשעה 23:50 על ידי נציג המשפחה. הזמן שהצוות היה באירוע 5:20 במקום 3.5 שעות, כלומר החיוב יהיה על: 100 ₪ * 2 אנשי צוות * 2 שעות = 400 ₪ (כולל מע"מ)

את החיוב נבצע מולכם לאחר האירוע.

כמובן שאפשר לפנות אלינו לכל שאלה נוספת במוקד השירות שלנו במייל או בוואטסאפ,

או להסתכל במדריכי השימוש של המערכות השונות לשאלות טכניות נוספות.

אז נתראה בשמחות,

ושיהיה במזל טוב :)