לפני שאתם יוצאים לדרך עליכם להגדיר את התקציב העומד לרשותכם. חשבו בדיוק על מה אתם מתכננים להוציא את כספכם (ספקים, אטרקציות, קייטרינג וכו'), והכינו רשימה מסודרת של כל המרכיבים מהגדולים והחשובים ועד הקטנטנים. צריך לזכור שאין מתנות חינם (גם לא באירועים) וכל מרכיב כרוך בעלות. אם תעבדו מסודר ולא תפסחו על אף מרכיב, תוכלו לשלוט בניהול התקציב בצורה הטובה ביותר. טיפ קטן, הוסיפו עוד שורה אחת ברשימה עבור הפתעות בלתי צפויות והקציבו לכך 10% מהתקציב. לא משנה כמה התכנון שלכם יהיה קפדני, תמיד יש סיכוי לשינויים או הוצאות נוספות שיגיעו ברגע האחרון. ברגע שאתם צופים גם את ההפתעות מראש, זה ימנע מכם לערוך מחדש את כל התקציב.

אחרי שהכנתם את הרשימה המפורטת שלכם, הגיע הזמן לעשות סקר שוק נרחב, לפנות לספקים שונים ולקבל מהם הצעות מחיר. במידה וערכתם אירוע דומה בעבר ויש ספקים שאתם זוכרים לטובה, צרו עימם קשר וקבלו גם מהם הצעות מחיר. חפשו את הפרטים שלהם, צרו עימם קשר וקבלו גם מהם הצעות מחיר. מומלץ להתייעץ עם חברים וקרובי ולקבל מהם המלצות וטיפים, במידה ויש להם.

אחרי שיש בידיכם את כל הצעות המחיר וכל המידע, הגיע הזמן לסגור ספקים לאירוע. אנחנו יודעים שהמחיר הוא פקטור חשוב כאן, אבל כדאי שתחשבו גם על התמונה הכוללת – האם הספק אמין ומקצועי? האם הוא אדם שנעים לעבוד איתו? בחירת ספקים היא קריטית ולכן לפני שמקבלים החלטה, כדאי מאד לקחת גם את השיקולים האלו בחשבון. זה אולי יעלה לכם קצת יותר כסף, אבל יעניק לכם שקט נפשי ששווה הרבה יותר.

כמו שהבנתם הפתעות בלתי צפויות ושינויים של הרגע האחרון, לגמרי יכולים להתקיל את כולנו. החוכמה הגדולה היא לנשום עמוק, לשמור על אנרגיות טובות, למצוא חלופות אם צריך, ואולי הכי חשוב – להיצמד לתקציב.