סידורי הושבה- הטיפים שיעשו לכם סדר
לכל אירוע יש את הקסם שלו והוא מחייב הפקה מיוחדת משלו. יחד עם כל ההתרגשות והכיף שמלווים אותנו בארגון האירוע, ישנה גם המורכבות שמגיעה איתו. בין אם זה להתנהל מול ספקים, לארגן רשימת מוזמנים, ובין אם זה להתמודד עם האתגר הגדול – סידורי ההושבה.
אז אחרי שכמעט סיימתם עם כל הארגונים, שלחתם הזמנות וסיימתם עם אישורי ההגעה, עכשיו הגיע הזמן לקחת את רשימת המוזמנים לידיים, ולראות איך מתמודדים עם סידורי ההושבה. זו ללא ספק אחת המטלות המאתגרות ביותר בתהליך תכנון האירוע, אבל אם תעשו זאת שלב אחר שלב, זה לגמרי יעשה לכם סדר.
אז איך לעשות את זה נכון? וממה מתחילים?
כמו בכל משימה מורכבת, ברגע שנחלק אותה לגורמים הכל יראה פשוט יותר. אז קדימה לצעד הראשון – מיון המוזמנים לקבוצות או נושאים. עברו על רשימת המוזמנים שאישרו הגעה ומיינו לפי קבוצות: • משפחה קרובה • משפחה מורחבת • חברים קרובים • מכרים וקולגות • חברים של ההורים • מכרים וקולגות של ההורים • מוזמנים של האחים
ברגע שסיימתם את מלאכת המיון, סיפרו כמה אנשים יש לכם בכל קבוצה. עכשיו עליכם להביט בסקיצה של האולם, לראות את חלוקת השולחנות ולהתחיל למקם את האורחים. את החבר'ה הצעירים רצוי להושיב קרוב לרחבה (כדי שיוכלו מדי פעם לקפוץ לאכול משהו), את האורחים המבוגרים באזור שקט יותר (שימו לב למיקומי הרמקולים באולם), והשתדלו למקם משפחות עם ילדים באזור מוגדר. המלצה מאיתנו: שאלו את בני המשפחה המצומצמת שלכם האם ישנו מידע חשוב שכדאי שתדעו וצריך להתחשב בו, לפני שממשיכים לעבר השיבוצים הסופיים. לפעמים צריך להקצות שולחנות לאורחים הדתיים שיבואו, לאורחים שזקוקים לנגישות, ולפעמים זה דוד רחוק שמסוכסך עם שאר בני המשפחה. בכל מקרה, אלו דברים שחייבים לדעת כבר בשלב הזה, כדי לא להסתבך עם שינויים אחרי שהפאזל כבר הורכב.
ברגע שהחלטתם על מיקום קבוצות האורחים, עליכם לעשות סדר בתוך הקבוצות עצמן ולחלק לשולחנות ממוספרים. זה הזמן לבדוק בדיוק מול מקום האירוע כמה אורחים ניתן להושיב בכל שולחן ולסמן זאת על הסקיצה. רק לאחר מכן אפשר לעבור הלאה. חזרו לרשימת הקבוצות שלכם (משפחה, חברים וכו') והתחילו לצוות מוזמנים לשולחנות. כדאי מאד שתושיבו יחד אנשים שמיודדים, מכירים או לפחות לא מסוכסכים. זה גם ימנע בעיות ביום האירוע וגם ייתן למוזמנים שלכם הרגשה טובה שדאגתם להם לחברה נעימה. אנחנו יודעים שזה לא פשוט למצוא את השילובים המוצלחים, ולפעמים זה מרגיש כאילו יותר קל כבר לפצח קוביה הונגרית, אבל הבטחה מאיתנו, המחשבה והזמן שתשקיעו כאן, לגמרי יעניקו לכם שקט (יקר מפז) ביום האירוע.
כמו שאמרנו אין ספק שזה תהליך לא קל, שדורש הרבה התעסקות, אבל גם על זה חשבנו. מערכת סידורי ההושבה הדיגיטלית שלנו נולדה כדי לענות על הצורך הזה, ולעשות לכם חיים קלים יותר. אז עם כל הכבוד לסקיצת הנייר ששירבטתם עליה לבבות, ולרשימות האינסופיות שמפוזרות בבית, הגיע הזמן להתקדם לדיגיטל.
המערכת הקלילה והחכמה שלנו מאפשרת לכם לתכנן ולנהל נכון את האירוע שלכם ישירות מהנייד או המחשב, והיא גם מגדילה ראש ומסתנכרת עם מערכת אישורי ההגעה שלנו. כך תוכלו לקבל תמונת מצב לגבי המוזמנים שלכם בכל רגע נתון. ואם זה לא מספיק, אז גם הבקשות וההערות של האורחים מגיעות למקום אחד, שם תוכלו לסדר ולארגן בקלות וללא עצבים מיותרים את כל הנתונים לפי הצרכים והאילוצים שלכם. נכון שתפקידה המרכזי של המערכת הוא לעזור לכם בתכנון סידורי ההושבה, אבל היא גם יכולה לעשות קסמים באירוע עצמו ע"י סמס אחד קטן לכל אורח, עם מספר השולחן שלו. ברגע שהכל מוכן מבעוד מועד, והמוזמנים יודעים מראש היכן הם יושבים, אין לחץ בכניסה לאירוע, וכל הערב זורם בכיף. רק עצה אחרונה מאיתנו, אל תשכחו לשריין לכם כסא.
עכשיו נשאר רק קליק קטן וכל האורחים בשולחן.