חיינו מלאים באירועים משמעותיים, מרגשים ומשמחים. לרוב אנחנו מוזמנים אליהם כאורחים ומתענגים על סושי איכותי בבופה, ולפעמים אנחנו בצד המארגן (שלא מספיק ליהנות מהבופה). בין אם זה יום הולדת 80 לסבתא, ובין אם זה אירוע עסקי גדול, בטח כבר רצות לכם המון מחשבות - איפה להתחיל, את מי להזמין, והאם חובה סושי באירוע? (כן, סושי זה חובה). אנחנו פה כדי לעשות לכם סדר:

דבר ראשון שעליכם לעשות הוא להגדיר את מטרת האירוע. זו יכולה להיות פגישת מחזור לפלוגה שלכם בגולני, מסיבת השקת מוצר חדש בחברה, אירוע נטוורקינג לבעלי עסקים, או כל אירוע אחר. חשוב מאד שתגדירו את המטרה המדוייקת ותכתבו לעצמכם את הציפיות מהאירוע, כך יהיה לכם קל להתקדם הלאה בתכנון.

כדי לתכנן נכון את האירוע, אתם חייבים לדעת בדיוק מה גובה התקציב שלכם. כדאי שתתחילו ברשימה מסודרת של כל המרכיבים החשובים, מהגדולים ועד לקטנים. לאחר מכן חשבו איזה חלק מהתקציב תרצו לייעד לקייטרינג, למקום, לספקים, לאטרקציות ולכל השאר. המלצה שלנו, עגלו את הסכומים תמיד כלפי מעלה, כדי לקחת בחשבון שינויים שיכולים לעלות לכם כסף. ככה יהיה לכם אוויר לנשימה בתוך התקציב ולא תאלצו לחרוג ממנו.

אז מטרה יש, עכשיו הגיע הזמן להחליט על קונספט ייחודי, שישדרג את האירוע לרמת VIP. שימו את קהל היעד בראש מעייניכם, חשבו מה הכי מתאים לאופי שלהם, כך שהם יתחברו ויהנו באירוע. יש שפע של רעיונות מדהימים ברחבי הרשת (המערב הפרוע, ימי הביניים, תוכניות ריאליטי, חדרי בריחה ועוד), לכן רצוי לא להחליט על קונספט מראש ולהיות פתוחים לאפשרויות מפתיעות, לפעמים מה שהכי מתאים לאירוע שלכם מחכה מעבר לדפדפן.

כמו שלקוסמים הגדולים בעולם יש עוזרים, כדאי שגם לכם יהיו כאלו, אנשים טובים ואמינים שיהיו לצידכם ויתכננו יחד איתכם את האירוע. בין אם זה אירוע פרטי או אירוע עסקי, ישנם הרבה ספקים ואנשי מקצוע שתצטרכו לשכור את שירותיהם ולהתנהל מולם. כאן השותפים לדרך יורידו מכם את העומס, ויעזרו לכם להוציא את האירוע לפועל, אם זה בבחירת ספקים והתנהלות מולם, בטעימות של האוכל והיין, בקבלת פניהם של האורחים ועוד. אלו יכולים להיות כמה מעובדי החברה שאתם סומכים עליהם, או קרובי משפחה עם כישורים מופלאים, שיודעים בין היתר להזיז הרים. כדאי שתתאימו בין התפקידים לאנשים, על סמך נקודות החוזק או העניין שלהם. זה יכול להיות מכר מהעבודה שהוא סופר מאורגן, ויהיה אחראי על ניהול רשימות האורחים וההזמנות, או קרובת משפחה עם זיקה לאומנות וסטיילינג, שהעיצוב והאקססוריז יהיה באחריותה. ברגע שלכל אחד יהיה תפקיד ברור, תכנון האירוע יזרום כמו הקאווה בבר.

אירוע מעולה נמדד בפרמטרים רבים - בקייטרינג האיכותי, בעיצוב המרהיב, באטרקציות הייחודיות, וכמובן גם במיקום האירוע. זה יכול להיות גן אירועים יפיפה, אולם אירועים מרשים ואלגנטי, שדה פסטורלי במושב או כל מקום שאהבתם. מה שחשוב זה לא למהר לסגור מקום ולשלם מקדמה, אלא קודם כל לבדוק שהמקום עונה על הצרכים והציפיות שלכם. שימו לב לדברים חשובים כמו נגישות, נוחות, אקוסטיקה טובה (כדי שישמעו טוב את הנאום שלכם), מיזוג בקיץ וכד'. מצאתם מקום שמתאים לכם? מעולה, בדקו אם הוא פנוי בתאריך שרציתם, בקשו הצעת מחיר, ובדקו שאתם לא חורגים מהתקציב. עצה מאיתנו, קחו לפחות שתי הצעות מחיר מכמה מקומות שונים, השוו אותן, עשו חושבים ורק אז קבלו החלטה.

כל מה שנשאר לכם זה לארגן רשימת מוזמנים מסודרת, כדי שאנשים יהנו מכל הטוב שתיכננתם. התחילו בחלוקה לקטגוריות - משפחה, חברים, מכרים מהעבודה, לקוחות, קולגות וכד'. זה יעשה לכם סדר וכך תוכלו לקבל תמונת מצב רחבה יותר על מספר המוזמנים. אחרי שתסיימו, בדקו אותה בשנית ובשלישית על מנת לוודא שלא שכחתם אף אחד. עכשיו כל מה שנשאר זה לעצב הזמנות, ולשלוח אותן לכל המי ומי.